Justificatif d’absence, quelles sont les règles?

Quelle que soit la raison, il n’est pas permis de s’absenter du travail sans prévenir son employeur et sans fournir un justificatif valable.

Les absences justifiées sont les absences autorisées par la loi ou la convention collective : Congés payés, RTT, absence liée à un évènement familial comme mariage, naissance, adoption, décès…, absence liée à l’état de santé du salarié ou d’un de ses proches comme rendez-vous médical, arrêt. maladie, congé pour enfant malade, accident du travail…, absence pour convenance personnelle comme congé sans solde, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise…., absence pour raison judiciaire (convocation judiciaire, jury de cour d’assises,…), politique ou civique.

L’employeur doit continuer à rémunérer le salarié pendant les absences dues aux congés payés, congés pour évènements familiaux ou tout autre congé rémunéré.
Toutes les absences justifiées ne sont cependant pas rémunérées par l’employeur. 

En revanche, les absences non prévues, sans autorisation préalable et/ou sans motif d’absence valable pourront être considérées comme des absences injustifiées. Le salarié devra produire des explications à l’employeur qui, s’il les juge non recevables, pourra prendre à l’encontre du salarié des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. 

L’employeur doit être prévenu le plus rapidement possible de l’absence et de son motif.

Le délai maximal d’envoi de l’avis d’arrêt de travail est strictement encadré. La loi stipule que dès le premier jour, le salarié doit prévenir l’employeur de son absence et lui fournir un justificatif, dans les 48 heures, par tout moyen oral ou écrit.

Néanmoins, un délai de prévenance différent peut être fixé par une convention collective de branche, un accord collectif d’entreprise ou par un règlement intérieur. 

Hors force majeure et en l’absence de production d’un justificatif dans ce délai, l’employeur dispose de deux mois pour engager, à l’encontre du salarié, une procédure d’obtention d’un justificatif et envisager une sanction disciplinaire. 

La forme du justificatif est différente selon le type d’absence. On peut citer quelques exemples.

L’absence liée à l’état de santé du salarié ou à celui de l’un de ses proches :quelle que soit la gravité de l’état de santé du salarié et la durée de son arrêt de travail, le salarié doit avertir au plus vite l’employeur de l’arrêt de travail et lui envoyer, dans les 48 heures, un arrêt de travail rédigé par un médecin. (preuve légale)

Si le salarié dont l’enfant est malade s’absente il devra justifier cette absencepar un certificat médical attestant de l’état de santé de l’enfant concerné.

Absence pour évènement familial : quand cela est possible, il est souhaitable que l’employeur soit prévenu à l’avance de l’absence du salarié et que le congé soit prévu en amont, afin d’anticiper le remplacement du salarié si besoin. À défaut, l’employeur doit être informé le plus tôt possible afin d’assurer le maintien de la qualité du service. 

Toutes ces absences, pour être justifiées, devront faire l’objet de la présentation d’un certificat de mariage, naissance, adoption, décès….

Le congé maternité : pendant le congé maternité, le contrat de travail est suspendu. En amont, les salariées enceintes doivent donc informer l’employeur de leur grossesse, par courrier ou par voie orale et lui fournir un certificat médical attestant de la grossesse, les dates prévues du début et de la fin du congé maternité, une lettre précisant la date présumée de l’accouchement.

Article 90. Congés exceptionnels pour évènements de famille
Le salarié a droit, sans condition d'ancienneté et sur justificatif, à des jours de congés, qui
constituent des autorisations exceptionnelles d'absence, lui permettant de participer ‡ des
évènements familiaux, d'accomplir les formalités administratives qui y sont attachées et d'assister, le
cas échéant, aux cérémonies qui les accompagnent. 

Article 91. Absences pour maladie ou accident
Article 91.1. Indemnisation complémentaire
Article 91.1.1. Conditions de l’indemnisation complémentaire
En cas d'incapacité de travail résultant de maladie ou d'accident, justifiée sous 48 heures par
certificat médical pouvant donner lieu ‡ contre-visite, le salarié ayant au moins une année
d'ancienneté dans l9entreprise bénéficie d9une indemnisation complémentaire à la charge de
l9employeur, à condition : …

Article 92.1. Maternité
Article 92.1.1. Indemnisation complémentaire
La salariée a le droit de bénéficier d9un congé de maternité pendant la durée fixée par le Code du
travail.
Au cours des périodes d'arrêt de travail dues au congé de maternité, y compris celles dues ‡ un état
pathologique attesté par certificat médical comme relevant de la grossesse ou des suites de
l'accouchement, la salariée ayant plus d'un an d'ancienneté dans l'entreprise à la date de l9arrêt de
travail pour maternité, est indemnisée à hauteur de 100 %.

Le salarié qui est absent de son travail et qui ne justifie pas son absence par un certificat ou un arrêt de travail valide manque à ses obligations contractuelles. 

Dans ce cas, l’absence qui ne relève pas des cas d’absences autorisées, est considérée comme injustifiée et le collaborateur s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. 

De plus, les heures non travaillées pendant l’absence ne sont pas rémunérées. 

Il est important, cependant, pour l’employeur de ne pas agir dans la précipitation, mais d’échanger avec le salarié absent, voire de le convoquer à un entretien et de comprendre la situation qui a causé l’absence.  

Si au-delà du délai légal ou conventionnel applicable dans l’entreprise, l’employeur n’a pas reçu de justificatif d’absence, il doit lui envoyer une mise en demeure de justifier son absence, en recommandé avec accusé de réception, en précisant le délai dans lequel le salarié doit revenir, ce délai ne pouvant pas être inférieur à 15 jours calendaires. 

Si l’employeur ne reçoit toujours pas ce justificatif, après ce premier courrier, une seconde mise en demeure (non obligatoire) pour absence injustifiée peut être envoyée au salarié. 

En fonction des circonstances de l’absence injustifiée, l’employeur peut décider de ne pas sanctionner le salarié, notamment si ce dernier a toujours eu un comportement exemplaire, mais simplement lui adresser un rappel à l’ordre, pour lui signifier que ce comportement est inacceptable et lui rappeler l’obligation de justifier toute absence

Mais l’employeur peut aussi décider, en vertu de son pouvoir disciplinaire, de sanctionner l’absence injustifiée par un avertissement, une mise à pied disciplinaire, voire un licenciement pour faute, en particulier s’il s’agit d’un comportement récurrent du salarié qui pénalise l’entreprise. 

Depuis la loi du 21 décembre 2022, le salarié absent de longue durée sans justificatif peut être considéré en abandon de poste et présumé démissionnaire à deux conditions :

• Que l’employeur ait mis en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre son poste, dans un délai précisé dans le courrier recommandé. 
• Que le salarié n’ait pas repris son poste dans le délai fixé par l’employeur. 

L’employeur n’a plus à engager une procédure de licenciement pour faute lorsque le salarié répond aux conditions de l’abandon de poste.

Le salarié, présumé démissionnaire, suite à une rupture de son contrat de travail du fait d’une présomption de démission, n’a pas droit aux allocations chômage.

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