Comment calculer une absence en paie
- Par forzinetti-nadine
- Le 10/09/2024
- Dans Formation
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Lorsqu’un collaborateur est absent, son absence doit alors être retirée de sa paie et elle est parfois indemnisée par l’employeur ou par un organisme externe.
Plusieurs méthodes co-existent pour calculer l’absence d’un collaborateur en fonction du type d’absence.
Quelles sont les différentes méthodes de calcul de l’absence ? Pour quel type d’absence convient-il de les appliquer ?
Les différentes méthodes de calcul de l'absence
- Méthode en heure réelle : la seule méthode reconnue par la jurisprudence
Cette méthode consiste à appliquer un rapport entre le nombre d’heures réelles théoriques qui auraient dû être travaillées et le nombre d’heures réelles d’absence.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures réelles du mois X nombre d’heures d’absence
Exemple :
Un salarié est mensualisé pour 2500 euros par mois. Il travaille du lundi au vendredi de la manière suivante :
– Lundi : 7H
– Mardi : 8H
– Mercredi : 7H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 5H
Il est absent un mardi alors que le nombre d’heures réelles théoriques du mois est de 147 heures.
Retenue de l’absence : 2500 / 147 X 8 = 136.05 euros
Il est de nouveau absent un mardi d’un mois dont le nombre d’heures réelles théoriques du mois est alors de 160 heures.
Retenue de l’absence : 2500 / 160 X 8 = 125 euros
La retenue d’absence est alors plus faible car le nombre d’heures théoriques de travail du mois est plus important.
- Méthode de la durée mensuelle moyenne
Pour cette méthode, il s’agit également d’appliquer un rapport entre le nombre d’heures d’absence et le nombre d’heures du mois, mais cette fois il s’agit du nombre d’heures mensualisées soit 151,67 H pour un salarié à 35H hebdomadaire.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures mensualisées X nombre d’heures réelles d’absence
L’avantage de cette méthode est d’appliquer un même taux horaire sur toute l’année, toutefois elle a ses limites notamment si le nombre d’heures réelles d’absence et supérieur à 151,67 H pour un temps plein.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 151,67H par mois pour un salaire de 2000 euros. Ses horaires de travail sont répartis de la manière suivante :
– Mardi : 8H
– Mercredi : 8H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 8H
– Samedi : 3H
Il est de nouveau absent un mardi.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 8 = 105,49 euros
- Méthode des jours ouvrés
En jours ouvrés réels
Dans cette méthode, nous ne sommes plus dans une logique d’heures travaillées, mais de jours travaillés.
Elle doit alors être utilisée pour les absences se décomptant à la journée. Par ailleurs, cette méthode ignore la notion de répartition inégale des horaires de travail sur la semaine.
Retenue de l’absence : salaire / nombre de jours ouvrés réels du mois X nombre de jours ouvrés d’absence
En jours ouvrés moyens
Cette méthode consiste à prendre en compte un nombre de jours ouvrés moyens au lieu du nombre de jours ouvrés réels.
Pour un temps plein, le nombre de jours ouvrés moyens est évalué à 21,67 jours calculé de la manière suivante : 5 jours par semaine X 52 semaines / 12 mois. Ce nombre peut être arrondi à 22 jours.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 20 jours ouvrés.
En jours ouvrés réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 20 X 1 = 125 euros
En jours ouvrés moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 22 X 1 = 113,64 euros
- La méthode des jours ouvrables
Cette méthode présente la même logique que la méthode en nombre de jours ouvrés, mais dans ce cas, il faut décompter le nombre de jours ouvrables du mois soit du lundi au samedi.
De la même manière, cette méthode peut être appliquée en jours ouvrables réels ou en jours ouvrables moyens. Le nombre de jours ouvrables moyens est alors évaluée à 26 jours calculé comme suit : 6 X 52 / 12.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 27 jours ouvrables.
En jours ouvrables réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 27 X 1 = 92,59 euros
En jours ouvrables moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 26 X 1 = 96,15 euros
- La méthode des jours calendaires
En jours calendaires réels
Pour cette méthode, il convient de tenir compte du nombre de jours calendaires réels c’est-à-dire du lundi au dimanche, jours fériés compris.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour en juillet.
Retenue absence : 2500 / 31 X 1 = 80,65 euros
- En 30ème
Pour cette méthode, au lieu de tenir compte du nombre de jours calendaires réels, il convient de tenir compte du nombre de jours moyens calendaires par mois soit 30 jours.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour.
Retenue absence : 2500 / 30 X 1 = 83,33 euros
Quelle méthode pour quel type d'absence ?
- L’absence non rémunérée
Pour une absence sans solde, une absence injustifiée ou tout autre absence non rémunérée par l’employeur, il est recommandé par la jurisprudence d’utiliser la méthode en heures réelles.
- L’absence « sécurité sociale »
Concernant les absences qui sont indemnisées par la sécurité sociale (maladie, accident de travail/trajet, maladie professionnelle, congé maternité, congé paternité, dans la mesure où la sécurité sociale indemnise le salarié en jours calendaires, les entreprises peuvent calculer la retenue de l’absence ainsi que l’indemnisation complémentaire aux indemnités journalières en jours calendaires réels.
- L’absence pour congés payés
Pour ce type d’absence, le mode de calcul utilisé va dépendre de la manière dont sont calculés les congés payés en jours ouvrables ou en jours ouvrés.
Congés payés ouvrables
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrables, il convient de calculer l’absence en jours ouvrables moyens soit 26 jours.
Congés payés ouvrés
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrés, la retenue de l’absence doit alors être calculée en jours ouvrés moyens soit 21,67 jours pouvant être arrondis à 22 jours.
- Autre type d'absence rémunérée par l’employeur
Pour l’absence pour enfant malade, le congé pour événement familial ou tout autre absence rémunérée par l’employeur, la méthode de calcul de l’absence à utiliser à moins d’importance car n’a pas d’impact sur le salaire du salarié.
Il convient seulement de poser une méthode pour chaque type d’absence de s’y conformer pour tous les salariés de l’entreprise.
Vous pouvez vous former sur cette thématiques en prenant contact avec JPC FORMATION par mail (jpc-n;forzinetti@orange.fr)ou téléphone (06.21.03.30.08)
Fp absences en paie 2024 (307.37 Ko)
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